Wie man eine Gemeindeverwaltung effizient organisiert

Qualität & Effizienz – das wünschen sich Bürgermeister und BürgerInnen gleichermaßen von ihrer Gemeinde. Um diesem Anspruch gerecht zu werten, bietet die GemNova den neuen Effizienz-Check für Gemeindeverwaltungen an. Untersucht wird nicht nur die Qualität der Dienstleistung, sondern gemeinsam mit den Gemeindemitarbeitern wird an der Verbesserung und Weiterentwicklung gearbeitet.

Der Effizienz-Check gliedert sich in mehrere Bereiche, die Rahmen von Vor-Ort-Gesprächen und gemeinsamen mit den Mitarbeitern abgefragt werden. Insgesamt sind es fünf große Bereiche, die sich in mehr als 300 Themen aufgliedern.

Führung & Organisation
Hier steht der Managementprozess und die Verwaltungshierarchie im Mittelpunkt der Befragung.

Mitarbeiterorientierung
Der Punkt „Mitarbeiterorientierung“ umfasst die Weiterbildung genauso, wie die interne Kommunikation im Amt, das Teambildung oder auch das Arbeitsumfeld.

Prozesse
Verschiedene Abläufe in der Gemeinde werden untersucht. Prozesse – von der Entscheidung, über die Verwaltung, die Finanzierung bis hin zur Umsetzung – sind oft klar, aber nicht dokumentiert. Auch neue Möglichkeiten, wie der Einsatz von Softwareangeboten wird in diesem Bereich abgefragt.

Ressourcen & Partnerschaften
Eine Gemeinde ist in vielen Bereichen auch Partner, hat ein eigenes Bestellwesen oder verschiedene Liegenschaften zu betreuen. Auch dieser Punkt ist Teil einer effizienten Gemeindeverwaltung.

Bürgerorientierung
Nicht zuletzt ist die Frage der Bürgerorientierung wesentlich. Von den Möglichkeiten der Kommunikation bis hin zum tatsächlichen Bürgerkontakt wird hier die Arbeit der Gemeindeverwaltung bewertet.

Die weiteren Schritte
Das Ergebnis des Effizienz-Checks wird im Anschluss zusammengefasst und mündet in verschiedene Handlungsempfehlungen. Diese werden idealerweise in Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern, aber auch gemeinsam mit dem Bürgermeister und/oder Vertretern des Gemeinderates beraten, priorisiert und die Umsetzung wird vorbereitet. Der Prozess dauert in Summe in etwa drei bis sechs Monate.

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